Σχεδιασμός της εφαρμογής της απόφασης

"Ελπίζετε για το καλύτερο, αλλά προετοιμαστείτε για το χειρότερο". Ο προγραμματισμός της εφαρμογής της απόφασης σας είναι το ίδιο πράγμα. Θα πρέπει να προετοιμαστείτε για το αναμενόμενο, αλλά να σχεδιάσετε για το απροσδόκητο και να έχετε πάντα ένα σχέδιο Β.

Ο σχεδιασμός είναι κρίσιμος και μπορεί να βοηθήσει στην ομαλή υλοποίηση μιας επιχειρηματικής απόφασης. Είναι επίσης σημαντικό να προγραμματίσουμε για το τι μπορεί να πάει στραβά και να επιλέξουμε τους κατάλληλους ενδιαφερόμενους για την εισροή πληροφοριών και την διορατικότητά τους. Υπάρχουν ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές, ορισμένες βέλτιστες πρακτικές, που μπορούν να συμβάλουν στην ομαλή υλοποίηση.

Κατ 'αρχάς, καθορίστε τις μετρήσεις. Πώς θα παρακολουθήσετε πραγματικά την πρόοδο και θα μετρήσετε εάν η αλλαγή είναι επιτυχής; Οι μετρήσεις μπορούν να περιλαμβάνουν τα χρήματα που εξοικονομούνται, το κόστος των υπερωριών ή της πρόσθετης εκπαίδευσης, το προσωπικό, ακόμη και η ικανοποίηση του πελάτη.

Στη συνέχεια, συμβουλευτείτε την ομάδα σας με καταιγισμό ιδεών σχετικά με το τι θα μπορούσε να πάει στραβά. Εάν έχετε κάποιες ενδείξεις σχετικά με το λάθος αποτέλεσμα που μπορεί να υπάρχει, να τους συμπεριλάβετε στο στάδιο του σχεδιασμού και έτσι να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο που κάτι θα πάει τρομερά λάθος. Ρωτήστε εάν υπάρχουν τα κατάλληλα πρότυπα, διαδικασίες και συστήματα ή εάν το περιβάλλον υποστηρίζει την απόφαση. Για παράδειγμα, μια φαρμακευτική εταιρεία επένδυσε σημαντικό κεφάλαιο σε εξοπλισμό τελευταίας τεχνολογίας. Ο στόχος ήταν να αυτοματοποιηθεί ένα μεγάλο μέρος της παραγωγικής διαδικασίας. Τα πράγματα πήγαν ομαλά, το έργο θεωρήθηκε επιτυχία μέχρι που υπήρξε ένα κύμα καύσωνα. Η ομάδα υλοποίησης δεν είχε προβλέψει ότι ο τελευταίας τεχνολογίας εξοπλισμός θα χρειαζόταν έναν αυτόνομο πύργο ψύξης και αυτή η παράβλεψη είχε ως αποτέλεσμα δαπανηρές συνέπειες: ζημιά στον εξοπλισμό, υπερβολικό χρόνο χωρίς εργασία, μειωμένη παραγωγική ικανότητα, ακόμη και απώλεια προϊόντος λόγω προβλημάτων ψύξης . Είναι λίγο σαν να ψάχνεις κρυστάλλινη σφαίρα, αλλά αν όλοι οι ενδιαφερόμενοι σκέφτονται τι μπορεί να πάει στραβά υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα προγραμματισμού για τους κινδύνους.

Και είναι αναπόφευκτο κάποια πράγματα θα πάνε στραβά. Γι 'αυτό είναι τόσο σημαντικό να έχουμε ένα γραπτό σχέδιο ανάκαμψης ή έκτακτης ανάγκης. Αυτό μπορεί να πάρει τη μορφή ενός οδηγού αντιμετώπισης προβλημάτων για το έργο σας. Ή ίσως έχετε ακόμη και μια καθορισμένη ομάδα ετοιμοπόλεμη, για να αντιμετωπίσει τυχόν απροσδόκητες συνέπειες. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι υπάρχει κίνδυνος μεγάλης διάρκειας διακοπής του συστήματος κατά τη διάρκεια μιας αναβάθμισης λογισμικού. Ίσως να είναι καλή ιδέα να τρέξετε δύο ταυτόχρονες εγκαταστάσεις έως ότου το καινούριο είναι πλήρως δοκιμασμένο και λειτουργικό.

Ένα άλλο πράγμα που μπορεί να εξεταστεί στο στάδιο του σχεδιασμού είναι η εκτέλεση ενός πιλότου προγράμματος ή μιας δοκιμαστικής περιόδου. Αυτό δεν είναι πάντα εφικτό, αλλά λειτουργεί καλά σε καταστάσεις όπως σε μια νέα εκπαίδευση ή στην προσφορά μιας νέας υπηρεσίας, ίσως και στην εισαγωγή ενός νέου συστήματος ή μιας διαδικασίας. Η χρήση ομάδων για να δοκιμάσετε κάτι νέο είναι ένας καλός τρόπος για να αυξήσετε την αγορά και να ανακαλύψετε άγνωστες πληροφορίες. Η παγίδα εδώ είναι ότι πρέπει να ενσωματώσετε τα ευρήματά σας, διαφορετικά οι άνθρωποι θα αισθανθούν ότι δεν εισακούγονται και οι προσπάθειές τους δεν ήταν χρήσιμες. Ας πούμε ότι επιτρέπουμε στους υπαλλήλους να κάνουν τηλεδιάσκεψη. Πιλοτικά θα ήταν καλό να επιτρέψουμε σε μια μικρή ομάδα εργαζομένων να χρησιμοποιούν την τηλεδιάσκεψη για σύντομο χρονικό διάστημα και να μετρήσουμε την παραγωγικότητά τους. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε σταδιακά ομάδες στις οποίες επιτρέπεται να εργάζονται από το σπίτι. Η αργή αυτή εκτέλεση σας επιτρέπει να δείτε ποια ζητήματα μπορεί να προκύψουν και μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε πριν επηρεαστεί ολόκληρη η εταιρεία.

Η τελευταία βέλτιστη πρακτική που μπορεί να βοηθήσει στον προγραμματισμό της εφαρμογής σας είναι απλά να επικοινωνήσετε. Μπορεί να πιστεύετε ότι οι ενδιαφερόμενοι είναι πλήρως ενημερωμένοι για το λόγο που απαιτείται η αλλαγή και πώς πρόκειται να εφαρμοστεί, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Ο τρόπος με τον οποίο γνωστοποιείτε την απόφασή σας θα επηρεάσει σημαντικά την επιτυχία της εφαρμογής σας. Προετοιμάστε την παρουσίαση του σχεδίου ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να δουν, να ακούσουν και να το καταλάβουν πραγματικά. Οι άνθρωποι λαμβάνουν πληροφορίες με κάθε τρόπο, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε όλα τα μέσα που έχετε στη διάθεσή σας. Χρησιμοποιήστε το ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας, το intranet και φυσικά τις τακτικές συναντήσεις. Να μην κάνετε υποθέσεις, να το παρουσιάστε το με τέτοιο τρόπο ώστε να καταλάβει και ένας 8χρονος. Εξηγήστε τη σκέψη πίσω από την απόφασή σας. Περιγράψτε την τρέχουσα κατάσταση, την επιθυμητή κατάσταση και τις προσδοκίες που έχετε για την εταιρεία μετά την εφαρμογή της αλλαγής.

Προσπαθήστε να ακολουθήσετε όσες από αυτές τις οδηγίες είναι πρακτικές για την περίστασή σας. Όταν τοποθετείτε την επιπλέον προσπάθεια σας σε λεπτομερή σχεδιασμό πριν εκτελέσετε την απόφασή σας, ελαχιστοποιείτε τις πιθανότητες να αντιμετωπίσετε τυχόν ανωμαλίες στην ταχύτητα όταν το έργο σας είναι σε λειτουργία. Με λεπτομερή σχεδιασμό θα πρέπει να υπάρξουν λίγες εκπλήξεις κατά την εφαρμογή.