Κοινές παράλογες σκέψεις και ερωτήσεις για την πρόκλησή τους

Χρησιμοποιήστε αυτήν την βοήθεια εργασίας για να προσκαλέσετε τον εαυτό σας και να αλλάξετε τη σκέψη σας, ώστε να μειώσετε το άγχος που αντιμετωπίζετε.

Πώς αντιλαμβάνεστε τα γεγονότα, επηρεάζει το πόσο άγχος βιώνετε. Έτσι, η προσπάθεια να αλλάξετε τη σκέψη σας μπορεί να σας βοηθήσει να αντιληφθείτε τα γεγονότα πιο θετικά και να μειώσετε τη συνολική ποσότητα άγχους που βιώνετε.

Συχνά, το αυξημένο άγχος προκαλείται από ανακριβείς αντιλήψεις για τα γεγονότα. Οι παράλογες και οι αρνητικές σκέψεις μπορούν να κάνουν τα πράγματα να φαίνονται χειρότερα από ότι είναι. Παρακάτω  αναφέρονται συνηθισμένοι παράλογοι ή αρνητικοί τρόποι σκέψης:

• σκέψεις με απόλυτους όρους
• υποθέσεις ότι ξέρετε τι πιστεύουν ή ξέρουν άλλοι
• υποθέσεις ότι γνωρίζετε πώς θα συμβεί μια κατάσταση
• υποθέσεις ότι παρόμοιες καταστάσεις θα οδηγούν πάντα το ίδιο
• κάνοντας δικαιολογίες

Όταν βρεθείτε σε κατάσταση στρες για μια εκδήλωση ή μια κατάσταση, προκαλέστε την αντίληψή σας για το γεγονός, αμφισβητώντας τη σκέψη σας. Ορισμένες ερωτήσεις μπορούν να βοηθήσουν:

• Είναι η λογική μου λογική;
• Υπάρχουν στοιχεία που να υποστηρίζουν την κατανόησή μου;
• Το αντιμετωπίζω υπερβολικά;
• Είναι οι προσδοκίες μου ρεαλιστικές;
• Εκλαμβάνω τα πράγματα πολύ προσωπικά;
• Κακώς κατηγορώ τον εαυτό μου ή τους άλλους;

Oμάδα Καταιγισμού Ιδεών

Η ενορχηστρωμένη ομαδική εργασία σάς βοηθά να δημιουργήσετε μια ελεύθερη και ανοιχτή ρύθμιση στην οποία μπορείτε να ενθαρρύνετε τις εισροές όλων. Επιτρέπει σε όλους να φέρουν τις διαφορετικές εμπειρίες και τη δημιουργικότητά τους για να δημιουργήσουν όσο το δυνατόν περισσότερες πιθανές λύσεις στο πρόβλημα.

Υπάρχουν πέντε βήματα για τη διευκόλυνση της ομαδικής καριέρας:

1. Καθορίστε το πρόβλημα και αυτό που βλέπετε ως ιδανική κατάσταση

2. Κατάλογος όλων των ιδεών από κάθε συνεργάτη

• Γράψτε μερικές ιδέες που έχουν ήδη συζητηθεί ως σημείο εκκίνησης. 

• Περάστε περίπου 15 λεπτά με νέες ιδέες. Συνεχίστε έως ότου οι ιδέες αρχίσουν να επιβραδύνουν και υπάρχει συναίνεση για να προχωρήσετε.

• Καταγράψτε όλες τις ιδέες όπου η ομάδα μπορεί να τις δει (flipchart, virtual whiteboard), χρησιμοποιώντας τις λέξεις των συμμετεχόντων.

• Αποφύγετε κάθε είδους κρίση. Αποθαρρύνετε τους συμμετέχοντες από την αξιολόγηση ιδεών σε αυτό το σημείο.

3. Οργανώστε και διευκρινίστε τις ιδέες

• Διευκολύνετε τις ερωτήσεις σχετικά με το τι υπάρχει στο flipchart από την ομάδα.

• Αποφύγετε την κρίση ή την αξιολόγηση ιδεών.

• Συμπληρώστε διπλές ιδέες. Σε συνεδρίες προβληματισμού, οι άνθρωποι λένε συχνά το ίδιο πράγμα με διαφορετικές λέξεις.

4. Προτεραιότητα και εξάλειψη ιδεών

• Χρησιμοποιήστε μια τεχνική οπτικής ψηφοφορίας. Για παράδειγμα, διαιρέστε τον αριθμό των ιδεών κατά 3. Κάθε άτομο παίρνει πολλές ψήφους. Μπορείτε να διευκολύνετε την ψηφοφορία μεταβαίνοντας στον κατάλογο και αυξάνοντας τα χέρια σας για να ψηφίσετε, ή παρέχοντας στους ανθρώπους χρωματιστές κουκίδες για να τοποθετήσετε στο flipchart για να δηλώσετε τις ψήφοί τους. Αυτή είναι μια αρκετά γρήγορη διαδικασία και έχει ως αποτέλεσμα μια οπτική για την ομάδα να δει τις πιο δημοφιλείς ιδέες.

• Επιτρέψτε τη συνηγορία / εξήγηση για τα στοιχεία με χαμηλή ψηφοφορία. Εάν το πρόσωπο που συνέβαλε μια ιδέα με λίγες ψήφους αισθάνεται ενόχληση γι 'αυτό, το άτομο αυτό έχει την ευκαιρία να εξηγήσει την ιδέα με περισσότερες λεπτομέρειες για να πάρει περισσότερες ψήφους. Μερικοί άνθρωποι μπορούν να επιλέξουν να αλλάξουν τις ψήφους τους αυτή τη στιγμή.

• Να επαληθεύετε πάντα τη συμφωνία. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε μια αρνητική δημοσκόπηση ζητώντας μια ερώτηση όπως "Μήπως διαφωνεί κανείς με τις ιδέες που μόλις συζητήθηκαν;" Εάν υπάρχει σιωπή, η ομάδα μπορεί να προχωρήσει. Μια δημοσκόπηση αχύρου μπορεί να διεξαχθεί με μια ανεπίσημη ψηφοφορία - ίσως με μια επίδειξη χεριών - με μη δεσμευτικά αποτελέσματα για να εκτιμηθεί η συνολική αίσθηση μιας ομάδας σε μια συγκεκριμένη εναλλακτική λύση.

5. Αξιοποιήστε τις υπόλοιπες ιδέες

• Προσθέστε, ενισχύστε ή βελτιώστε τις ιδέες για να τις κάνετε πιο ευνοϊκές.

• Συνδυάστε ή επεκτείνετε τις ιδέες όπου είναι εφικτό.

• Δημιουργήστε μια τελική λίστα.

Συμβουλές για να θυμάστε ονόματα

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συμβουλές για να θυμάστε τα ονόματα των ανθρώπων.

• Ακούστε το όνομα 

Ακούστε προσεκτικά το όνομα του ατόμου και σιγουρευτείτε ότι το καταλαβαίνετε. Εάν δεν το ακούτε όνομα ή συγχέονται για την προφορά, ζητήστε από το άτομο να το επαναλάβει.

• Επαναλάβετε το όνομα 

Όταν καταλαβαίνετε το όνομα, επαναλάβετε το στο κεφάλι σας μερικές φορές. Ή χρησιμοποιήστε το στο συνομιλία όσο πιο συχνά μπορείτε χωρίς να ακούγεται αμήχανος.

• Συνδέστε το όνομα με κάτι οικείο

Συνδέστε το όνομα με κάτι οικείο ή συγκεκριμένο. Μπορεί να είναι κάποιος που ήδη γνωρίζετε ποιος έχει το ίδιο όνομα. Ή μπορεί να είναι μια λέξη που ονομάζεται rhymes με το όνομα.

• Βρείτε και συσχετίστε ένα χαρακτηριστικό προσώπου

Αποφασίστε ποιο χαρακτηριστικό του προσώπου σας ξεχωρίζει περισσότερο. Και σκεφτείτε ένα ζωντανό και λεπτομερές εικόνα στο μυαλό σας που σχετίζεται με το χαρακτηριστικό του προσώπου που έχετε παρατηρήσει.

Time management styles

Everyone has their own time management style. When you figure out what kind of time manager you are, you can organize your tasks in a way that suits your personality and your strengths.

Time Management Personality	Behaviors	Strategies
Social	Motivated when their time is spent on team-based tasks, and often prioritize tasks that bring people together. One potential drawback is a tendency to focus so much on helping others that they lose focus on their own mission-critical tasks. They may also defer too much to others' priorities instead of setting their own.	Use your social nature to help others find solutions that work well for everyone. Encourage a unified, collaborative approach to getting tasks done.
Analytical	Motivated by spending time following established processes, and often prioritize tasks that organize effort and create workflow efficiencies. May fall behind schedule because they want everything to be perfect, and can tend to focus too much on tasks and processes and not enough on timeframes and people.	Ensure that things are done correctly the first time to reduce time spent redoing tasks. Adhere to established processes and metrics to help others stay on time and on task.
Driving	Motivated when their time can be spent completing tasks, no matter how big or small, and often relish taking on new challenges. May sometimes take on too much work, to the point where work quality suffers or little jobs slip through the cracks. May also disregard process in favor of progress.	Leverage your drive to push yourself or your team through roadblocks and stagnation to get things done. Volunteer to take on extra tasks or multiple projects, especially less desirable ones that others don't want to do but must get done.
Inspirational	Motivated by generating ideas with others. Prioritize tasks that involve establishing a vision that lays the groundwork for future success. May become distracted by non-mission-critical tangents just because they seem interesting, and often sidetrack others with unrealistic plans or ideas.	Inspire others to think of more effective and efficient ways of doing things. Find innovative ways to maximize limited time and resources.

Μεταστροφή μιας Κακιάς Σχέσης

Η εργασία σε ένα περιβάλλον όπου οι σχέσεις είναι τεταμένες μπορεί να είναι συναισθηματικά φορτισμένη και αγχωτική.  Ο πειρασμός είναι απλώς να αγνοήσουμε την κατάσταση και να ελπίζουμε ότι τα κακά συναισθήματα θα εξασθενίσουν, όμως η καλύτερη προσέγγιση είναι η αντιμετώπιση του προβλήματος πριν ξεσπάσει η υποβόσκουσα ένταση.

Σε κάποια περίπτωση, ενδέχεται να είναι αρμοδιότητά σας η προσπάθεια να αλλάξετε τα πράγματα. Υπάρχουν ορισμένες στρατηγικές πλοήγησης σε δυνητικά θυελλώδη νερά, καθώς και ερωτήσεις για να θέσετε στον εαυτό σας καθώς εργάζεστε για την αντιμετώπιση της κατάστασης:

Κάντε ένα βήμα πίσω και παρατηρήστε

• Τι σας ενοχλεί πραγματικά σε αυτό το άτομο; Μπορείτε να το θέσετε συγκεκριμένα;
• Είναι η συμπεριφορά τους απλά απογοητευτική ή ενοχλητική, ή είναι πιο επιβλαβής από αυτό;
• Οι λόγοι σας σχετίζονται με την συμπεριφορά ή την απόδοση, ή σχετίζονται με προσωπικά γνωρίσματα ή χαρακτηριστικά?
• Είναι κάτι που είστε πρόθυμοι και μπορείτε να επιλύσετε μόνοι σας, ή χρειάζεστε βοήθεια;

Καταλάβετε το γιατί

• Γιατί υπάρχει σύγκρουση;
• Ποιες συγκεκριμένες ενέργειες ή γεγονότα οδήγησαν στη σύγκρουση και στα άσχημα συναισθήματα;
• Γιατί δεν σας αρέσει αυτό το άτομο;
• Είναι δυνατόν οι προτιμήσεις σας, οι προκαταλήψεις ή οι προδιάθεσή σας να φταίνε, όχι το άλλο πρόσωπο;

Προσδιορίστε κάτι Θετικό

• Υπάρχει κάτι που πραγματικά θαυμάζετε στο άλλο πρόσωπο, όπως μια αξιοθαύμαστη ήθος εργασίας ή την αφοσίωση στην ομάδα και τον προϊστάμενο τους;
• Υπάρχουν θετικές ιδιότητες που μπορείτε να βρείτε για να βοηθήσουν να αναμορφώσετε την άποψή σας;

Επικοινωνήστε και συνδεθείτε

• Τι περισσότερο μπορείτε να μάθετε για το άλλο άτομο για να σας βοηθήσει να γίνετε πιο εμπαθής;
• Τι μπορείτε να κάνετε για να καταλάβετε καλύτερα την άποψή τους;
• Τι στη ζωή του άλλου προσώπου θα μπορούσε να συνέβαλε στην αρχική στιγμή όπου πήγαν τα πράγματα λάθος μεταξύ σας;

Μόλις έχετε μια πιο ολοκληρωμένη οπτική, σκεφτείτε να πλησιάσετε το άτομο και να ζητήσετε να μιλήσετε μαζί του. Μιλήστε ιδιωτικά για τις εντάσεις σας και τις συγκεκριμένες συμπεριφορές που συμβάλλανε και για το πώς όλα σας έχουν επηρεάσει. Και τέλος προτείνετε κάποιες πιθανές λύσεις. Ανεξάρτητα από το αποτέλεσμα, θα πρέπει να αισθάνεστε σίγουροι για την προσπάθεια σας για την βελτίωση της κατάστασης.

Φροντίζοντας τη γλώσσα σας με το αφεντικό σας

Ήρθε η ώρα να διορθώσετε το αφεντικό σας. Έχετε αξιολογήσει το ρόλο και τη σχέση σας και έχετε εξετάσει το επείγον του θέματος. Δεν υπάρχει τίποτα άλλο παρά να γίνει και αυτό.

Για τους αρχάριους: μην πείτε ποτέ ότι "Κάνεις λάθος!" Θίξετε το θέμα προσεκτικά και με σεβασμό και ποτέ με κατηγορηματικό τρόπο. Εκτός αυτού, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την κατάλληλη γλώσσα. Ακολουθούν μερικές προτάσεις:

• Ξεκινήστε με μια φιλοφρόνηση - Αυτός μπορεί να είναι ένας ευγενικός τρόπος για να ξεκινήσετε τη συζήτηση. Βεβαιωθείτε ότι είναι αυθεντικό και όχι υπερβολικό. "Απολαμβάνω να δουλεύω σε αυτό το έργο μαζί σας" μπορεί να είναι μια καλή επιλογή.

• Να είστε ευγενικοί - "Λυπάμαι, αλλά νομίζω ..." ή "Μισώ να το επισημάνω, αλλά ..." είναι μη απειλητικές και σεβαστές προσεγγίσεις.

• Σκεφθείτε το ερώτημα - "Μπορώ να σας κάνω μια ερώτηση σχετικά με...;" Αυτό μπορεί να ανοίξει την πόρτα για να μοιραστεί την οπτική σας.

• Προτείνετε εναλλακτικές λύσεις - «Αναρωτιέμαι αν μπορούσαμε να δοκιμάσουμε ...» ή «Ξέρεις τι άλλο μπορεί να δουλέψει...» αφήνουν τη λήψη αποφάσεων στα χέρια του αφεντικού σου, προσφέροντας ό,τι πιστεύεις ότι είναι μια καλύτερη επιλογή.

• Να είστε έμμεσος - "Ανησυχώ για ένα μέλος της ομάδας μας" είναι ένας καλός τρόπος να δημιουργήσετε μια ανησυχία σχετικά με τη συμπεριφορά που σας ενοχλεί ή κάποιο άλλο μέλος της ομάδας.

• Να είστε συγκεχυμένος- "Δεν είμαι βέβαιος ότι καταλαβαίνω. Σκέφτηκα..." δίνει στο αφεντικό σου την ευκαιρία να επαναλάβει τη θέση του και ενδεχομένως να βρει και να διορθώσει το λάθος του στη διαδικασία.

• Να είναι ο εμπειρογνώμονας - Παρέχετε γεγονότα και ανεκδοτικά στοιχεία για να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς σας. Απλά φροντίστε να είστε ευγενής, χρησιμοποιώντας τη γλώσσα όπως "Δεν είμαι σίγουρος ότι είναι σωστό γιατί σύμφωνα με τους Ομοσπονδιακούς Κανονισμούς Απόκτησης..." ή "Την τελευταία φορά που προσπαθήσαμε αυτό δεν λειτούργησε γιατί..."

• Ζητήστε άδεια - "Μπορώ να κάνω μια παρατήρηση;" προετοιμάζει το αφεντικό σας για εναλλακτικές προοπτικές και θέσεις.

• Προσφέρουμε λύσεις - "Δεν νομίζω ότι αυτό είναι σωστό, αλλά μπορούμε να το διορθώσουμε εύκολα αν..." μπορεί να βοηθήσει στο να διασφαλιστεί ότι οποιοσδήποτε δυνητική ενόχληση για τη διόρθωση θα αντισταθμιστεί από τη λύση.

• Να είστε άμεσοι - Εάν αισθάνεστε ότι οι παρατηρήσεις σας είναι ευπρόσδεκτες ή αν αισθάνεστε ότι το θέμα είναι τόσο επείγον που πρέπει να στείλετε το κεντρικό μήνυμα, τότε κάνετε την περίπτωσή σας ξεκάθαρη. Η ειλικρίνειά σας μπορεί να εκτιμηθεί.

Αξιολογήστε και Γιορτάστε

Η απόφαση ελήφθη, η υλοποίηση σχεδιάστηκε και εκτελέστηκε, είναι μια ολοκληρωμένη συμφωνία, σωστά; Όχι ακριβώς. Η εφαρμογή σας μπορεί να είναι πλήρης, αλλά δεν είναι καιρός να την αφήσετε πίσω σας. Σε αυτό το σημείο είναι σημαντικό να αξιολογήσετε και να γιορτάσετε.

Πρώτα απ 'όλα θέλετε να μάθετε πώς πήγε η διαδικασία. Θα θελήσετε να διευκρινίσετε τι πήγε καλά ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να κάνετε τα ίδια πράγματα στο μέλλον και θα μάθετε τι να κάνετε καλύτερα την επόμενη φορά. Τέλος, η αναγνώριση και ο εορτασμός συμβάλλουν στη διατήρηση της δέσμευσης των εργαζομένων και στην δημιουργία υποστήριξης για μελλοντικές προσπάθειες.

Ένα εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αξιολογήσετε μια εφαρμογή ονομάζεται Plus-Delta. Είναι ένας απλός τρόπος για να αξιολογήσετε τα pluses, τι πήγε καλά και θα θέλατε να συνεχίσετε να κάνετε, καθώς και τα πράγματα που θα θέλατε να κάνετε καλύτερα την επόμενη φορά, που ονομάζονται deltas. Στην πραγματικότητα το "Delta" είναι το ελληνικό σύμβολο για την "αλλαγή". Αυτές είναι οι αλλαγές που πρέπει να κάνετε για να βελτιώσετε τη διαδικασία υλοποίησης. Αυτή η διαδικασία δεν πρόκειται να αποτελέσει συνάντηση παραπόνων. Αντ' αυτού, είναι μια πολύ θετική προσέγγιση όταν εστιάζετε σε αυτό που μπορείτε να κάνετε καλύτερα. Υπάρχουν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Plus-Delta. Πρώτον, μπορείτε να κάνετε ένα Plus-Delta σε ολόκληρη τη διαδικασία. Δώστε σε όλους όσους προσέφεραν πληροφορία ή βοήθησαν στο έργο την ευκαιρία να δώσουν ανατροφοδότηση, χρησιμοποιώντας μια ηλεκτρονική έρευνα, χρησιμοποιώντας μεμονωμένες συνομιλίες ή συνομιλίες ως ομάδα. Κερδίζουμε εμπειρία γνωρίζοντας τι κάναμε καλά και τι μπορεί να βελτιωθεί. Ή θα μπορούσατε να κάνετε ένα Plus-Delta για το αντίκτυπο. Κάνετε αυτό σε τακτά χρονικά διαστήματα, ίσως ημερήσια ή τριμηνιαία, αλλά κυρίως στο τέλος του έργου.

Ας δούμε ένα παράδειγμα: Ο Κώστας μόλις ολοκλήρωσε την επέκταση της αντιπροσωπείας του μεταχειρισμένων αυτοκινήτων και έχει τώρα ένα δεύτερο χώρο. Έχει οργανώσει ένα ελαφρύ γεύμα στην αίθουσα συνεδριάσεων για όλους τους συμμετέχοντες στο έργο και πρόκειται να κάνει ένα Plus-Delta. Θέλει οι άνθρωποι να αισθάνονται άνετα και χαλαροί. Και πάλι, δεν είναι μια περίοδος παραπόνων ούτε μια άσκηση δακτυλοδεικτούμενη.

Ο Κώστας παίρνει τον λόγο κάνοντας μερικές δικές του παρατηρήσεις. Στο τμήμα Plus, γράφει μερικά από τα πράγματα που αισθάνεται ότι πήγαν καλά στο έργο. Η τοποθεσία για την επεκταθείσα επιχείρηση επιλέχθηκε με σύνεση, υπάρχει πολλή κυκλοφορία αυτοκινήτων. Και η διαδικασία πρόσληψης πήγε πάρα πολύ ομαλά, οι νέοι υπάλληλοι έχουν προσαρμοστεί και αποδίδουν καλά. Θα χρησιμοποιήσει αυτό το πρακτορείο την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να προσλάβει.

Στο τμήμα Delta, ο Κώστας σημειώνει ότι το κόστος υπερβαίνει κατά πολύ τις αρχικές εκτιμήσεις. Το λογισμικό λογιστικής ήταν πολύ πιο ακριβό από το προβλεπόμενο και η ομάδα Οικονομικών δεν χρησιμοποίησε καθόλου κάποια από τα προηγμένα λογιστικά χαρακτηριστικά. Κάποιος προτείνει ότι πρέπει να γίνει περισσότερη έρευνα σε πραγματικές απαιτήσεις πριν αγοραστεί ακριβό λογισμικό στο μέλλον, και αυτό είναι μια καλή γνώση. Ο Κώστας ζητάει στη συνέχεια όλους τους ενδιαφερόμενους να προσθέσουν τις δικές τους παρατηρήσεις και προτάσεις.

Ο πίνακας Plus-Delta συνεχίζει να χτίζεται. Στο διάγραμμα κάτω από τα "Πράγματα που πρέπει να κάνουμε διαφορετικά", βρίσκεται το σχόλιο "Περισσότερες έρευνες για τις απαιτήσεις πριν από την εξόφληση."

Ο Κώστας χρησιμοποίησε το εργαλείο Plus-Delta για να αξιολογήσει ολόκληρη τη διαδικασία. Ενέπλεξε όλους τους ενδιαφερόμενους και τους έδωσε την ευκαιρία να παράσχουν ανατροφοδότηση, είτε αυτοπροσώπως, είτε μέσω ηλεκτρονικής έρευνας για όσους δεν μπορούσαν να παραστούν. Για μεγαλύτερα έργα, μπορεί να χρειαστείτε ακόμη πιο τακτική ανατροφοδότηση.

Νωρίτερα μιλήσαμε για τον εορτασμό και αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος του κλεισίματος ενός έργου. Μην υποτιμάτε τη σημασία της γιορτής στο τέλος. Αναγνωρίστε τη σκληρή δουλειά του καθενός. Δεν χρειάζεται να είναι δαπανηρή ή χρονοβόρα. Μπορεί να κυμαίνεται από την αναγνώριση στο ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας, μέχρι ένα ομαδικό μεσημεριανό γεύμα ή στην καταβολή μπόνους. Οι άνθρωποι θέλουν και πρέπει να αισθάνονται οτι τους εκτιμούν. Στην πραγματικότητα παρακάμπτοντας αυτό το βήμα θα μπορούσε να σας κοστίσει έναν καλό υπάλληλο.

Εάν το έργο είχε εκτεταμένο αντίκτυπο, σκεφτείτε να στείλετε μια έκθεση σε όλους στην εταιρεία. Εάν υπήρχε μία ομάδα που συμμετείχε, θα μπορούσατε να γιορτάσετε με την οργάνωση ενός γεύματος ευχαριστιών. Ο εορτασμός φέρνει το έργο στο τελικό κλείσιμο και κάνει τους εμπλεκόμενους να αισθάνονται καλά για το τι έχουν επιτύχει. Και αν αισθάνονται καλά, υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι θα χαρούν να βοηθήσουν την επόμενη φορά που υπάρχει πρόβλημα για επίλυση.

Δημιουργία υποστήριξης για ομαλή υλοποίηση

Έχετε διαθέσει πολύ χρόνο και δουλειά για να σχεδιάσετε την υλοποίησή σας. Αλλά ακόμα και με όλα τα κομμάτια που υπάρχουν, χρειάζεστε την υποστήριξη άλλων για να είστε επιτυχείς. Η επικοινωνία είναι το κλειδί, να είναι σαφές τι πρέπει να γίνει, από ποιον, πότε, και να επιτρέψει στους ανθρώπους να εκφράσουν τις ανησυχίες τους και να δώσουν ανατροφοδότηση. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες στην υλοποίηση αναπαράγουν ένα κοινό μήνυμα.

Πάρτε για παράδειγμα την Άννα. Δημιούργησε τη δική της επιχείρηση πριν από μερικά χρόνια. Παράγει μια σειρά από οικολογικά καλλυντικά. Πρόσφατα, έχει επικεντρωθεί στην ανάπτυξη μιας νέας σειράς προϊόντων περιποίησης μαλλιών. Και οι προσπάθειές της αρχίζουν να ανταμείβονται. Έχει μια προσφορά σύμβασης για την προμήθεια μιας αλυσίδας φαρμακείων με τη νέα σειρά προϊόντων της. Αλλά αυτή η επέκταση σημαίνει τη μετακόμιση σε μια μεγαλύτερη εγκατάσταση πιο κοντά στα κύρια δίκτυα μεταφοράς και μια ευρύτερη βάση προσλήψεων, θα χρειαστεί να προσλάβει περισσότερα μέλη της ομάδας.

Υπάρχουν μερικά πράγματα ή βέλτιστες πρακτικές, που μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε στην οικοδόμηση υποστήριξης για την επερχόμενη αλλαγή και να αυξήσετε την πιθανότητα επιτυχίας.

Πρώτον, ορίστε σαφείς προσδοκίες. Όταν ορίζετε σαφώς και δημοσίως τις προσδοκίες και τα όρια, όλοι γνωρίζουν τους ρόλους και τα επίπεδα εξουσίας των ανθρώπων. Καθώς τα πράγματα εξελίσσονται, ενδέχεται να δώσετε τη δυνατότητα σε επιπλέον ανθρώπους να λάβουν αποφάσεις. Να είστε μπροστά όσων αφορά τους ρόλους και τις ευθύνες μειώνει τον κίνδυνο σύγκρουσης. Η Άννα προσδιορίζει όλα τα καθήκοντα που πρέπει να γίνουν και διασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν ποιοι είναι οι ρόλοι τους και ποια είναι τα όρια αυτών των ρόλων. Ορίζει τον Μάρκο ως υπεύθυνο του έργου και επικεφαλής για το χρονοδιάγραμμα, τον προϋπολογισμό και τον εφοδιασμό. Και επιλέγει μια ομάδα για να διευκολύνει την προσπάθεια προσλήψεων και μια άλλη ομάδα για να βρει το νέο χώρο. Η Άννα ενδέχεται να χρειαστεί να δώσει τη δυνατότητα σε περισσότερους ανθρώπους να λαμβάνουν αποφάσεις κατά την πρόοδο του έργου, αλλά ο καθορισμός αυτών των ρόλων από πριν ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο σύγχυσης και σύγκρουσης.

Μια άλλη καλή συνήθεια είναι να προετοιμαστείς για αντίσταση. Είναι απολύτως πιθανό ότι δεν θα αρέσει σε όλους η απόφαση, οπότε σκεφτείτε πώς θα αντιμετωπίσετε αυτή την αντίσταση. Εκπαιδεύστε όλη την ομάδα υλοποίησης για να έχετε ένα κοινό μήνυμα. Αν είστε μόνο εσείς, τότε γράψτε το μήνυμα που να είναι προσεκτικό και συνεπή. Μπορείτε να εξετάσετε την εύρεση καλύτερους ή νέων υπαλλήλων για να υποστηρίξετε τις προσπάθειές σας. Για έργα με ευρύ ή βαθύ αντίκτυπο, η αλλαγή του διαχειριστή ή ακόμα και κάποια κατάρτιση διαχείρισης του στρες μπορεί να είναι χρήσιμη. Στην περίπτωση της Άννας δεν είναι όλοι ευχαριστημένοι από την απόφαση της μετεγκατάστασης. Ορισμένοι πρέπει να μετακινούνται σε μεγαλύτερες και διαφορετικές αποστάσεις από εκεί που δουλεύουν τώρα. Αλλά η Άννα διαχειρίζεται την αντίσταση συγκεντρώνοντας τους μεγαλύτερους υποστηρικτές της, τους καλύτερους υπαλλήλους της, για να πείσει τους υπόλοιπους ότι τα οφέλη της αλλαγής ξεπερνούν κατά πολύ τα μειονεκτήματα. Για παράδειγμα, η νέα τοποθεσία είναι πιο κοντά σε έναν διεθνή αερολιμένα, ο οποίος θα διευκολύνει την επέκταση στις παγκόσμιες αγορές εάν το νέο προϊόν ξεκινήσει όπως πιστεύουν.

Αν είναι δυνατόν, αναλάβετε δέσμευση από όλους τους εμπλεκόμενους. Μέρος της ανάληψης δέσμευσης είναι η διαβούλευση τυχόν επιφυλάξεων και ανησυχιών που μπορεί να έχει η ομάδα σας σχετικά με τη διαδικασία. Το να επιτρέπεται στους ανθρώπους να εκφράζουν τις ανησυχίες τους είναι πιο παραγωγικό από το να ανακαλύψετε αργότερα ότι δεν ήταν πλήρως αφοσιωμένοι. Η Άννα ακούει ότι μερικοί από το προσωπικό της έχουν επιφυλάξεις για τη διαφοροποίηση στη νέα σειρά προϊόντων. Αντί να αγνοεί τα σχόλια, πραγματοποιεί μια άτυπη συνάντηση όπου οι συνεργάτες είναι ευπρόσδεκτοι να εκφράσουν τις ανησυχίες τους. Έτσι μπορεί να αντιμετωπίσει τυχόν προβλήματα που προκύπτουν τώρα αντί να ανακαλύψει αργότερα ότι η ομάδα της δεν ήταν πλήρως δεσμευμένη.

Τέλος, για να χτίσετε την υποστήριξη που χρειάζεστε, έχετε ένα σχέδιο λογοδοσίας για να διατηρήσετε, να ενισχύσετε και να αξιοποιήσετε. Κρατώντας τους ανθρώπους υπεύθυνους τους επιτρέπει να γνωρίζουν ότι αυτό δεν είναι μόνο η δουλειά του μήνα, είστε πλήρως αφοσιωμένοι σε αυτό. Για μακροπρόθεσμα έργα ενδέχεται να συμπεριλάβετε ακόμη και την απόδοση σε αυτό το έργο στην ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων. Η Άννα ξέρει ότι για την εφαρμογή της απόφασης της χρειάζεται ένα σχέδιο λογοδοσίας. Όλοι οι υπεύθυνοι εργασιών πρέπει να γνωρίζουν ότι θα κρατηθούν υπόλογοι για το μέρος τους στο σχέδιο. Η μετακόμιση δεν είναι μια ιδιοτροπία, είναι το κλειδί για τη μελλοντική επιτυχία της εταιρείας. Η μετακόμιση δεν θα κρατήσει για πάντα, αλλά η επέκταση και η διαφοροποίηση είναι συνεχείς προσπάθειες. Και η Άννα σχεδιάζει να συμπεριλάβει μια ενημερωμένη έκδοση σε κάθε μία από τις τριμηνιαίες εκθέσεις της εταιρείας για το επόμενο έτος για να κρατήσει όλους τους εμπλεκόμενους.

Ακόμα κι αν δουλεύεις πρωτίστως μόνος σου θα χρειαστείς υποστήριξη από άλλους σε κάποιο σημείο. Όταν έχετε θέσει σημαντικό χρόνο και προσπάθεια στην εφαρμογή ενός σχεδίου, η συνεργασία και η υποστήριξη από άλλους είναι κρίσιμη εάν θέλετε να είστε επιτυχής. Τώρα που γνωρίζετε τις βέλτιστες πρακτικές για να λάβετε υποστήριξη, θα πρέπει να είστε καλά προετοιμασμένοι για την εφαρμογή του σχεδίου σας.

Σχεδιασμός της εφαρμογής της απόφασης

"Ελπίζετε για το καλύτερο, αλλά προετοιμαστείτε για το χειρότερο". Ο προγραμματισμός της εφαρμογής της απόφασης σας είναι το ίδιο πράγμα. Θα πρέπει να προετοιμαστείτε για το αναμενόμενο, αλλά να σχεδιάσετε για το απροσδόκητο και να έχετε πάντα ένα σχέδιο Β.

Ο σχεδιασμός είναι κρίσιμος και μπορεί να βοηθήσει στην ομαλή υλοποίηση μιας επιχειρηματικής απόφασης. Είναι επίσης σημαντικό να προγραμματίσουμε για το τι μπορεί να πάει στραβά και να επιλέξουμε τους κατάλληλους ενδιαφερόμενους για την εισροή πληροφοριών και την διορατικότητά τους. Υπάρχουν ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές, ορισμένες βέλτιστες πρακτικές, που μπορούν να συμβάλουν στην ομαλή υλοποίηση.

Κατ 'αρχάς, καθορίστε τις μετρήσεις. Πώς θα παρακολουθήσετε πραγματικά την πρόοδο και θα μετρήσετε εάν η αλλαγή είναι επιτυχής; Οι μετρήσεις μπορούν να περιλαμβάνουν τα χρήματα που εξοικονομούνται, το κόστος των υπερωριών ή της πρόσθετης εκπαίδευσης, το προσωπικό, ακόμη και η ικανοποίηση του πελάτη.

Στη συνέχεια, συμβουλευτείτε την ομάδα σας με καταιγισμό ιδεών σχετικά με το τι θα μπορούσε να πάει στραβά. Εάν έχετε κάποιες ενδείξεις σχετικά με το λάθος αποτέλεσμα που μπορεί να υπάρχει, να τους συμπεριλάβετε στο στάδιο του σχεδιασμού και έτσι να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο που κάτι θα πάει τρομερά λάθος. Ρωτήστε εάν υπάρχουν τα κατάλληλα πρότυπα, διαδικασίες και συστήματα ή εάν το περιβάλλον υποστηρίζει την απόφαση. Για παράδειγμα, μια φαρμακευτική εταιρεία επένδυσε σημαντικό κεφάλαιο σε εξοπλισμό τελευταίας τεχνολογίας. Ο στόχος ήταν να αυτοματοποιηθεί ένα μεγάλο μέρος της παραγωγικής διαδικασίας. Τα πράγματα πήγαν ομαλά, το έργο θεωρήθηκε επιτυχία μέχρι που υπήρξε ένα κύμα καύσωνα. Η ομάδα υλοποίησης δεν είχε προβλέψει ότι ο τελευταίας τεχνολογίας εξοπλισμός θα χρειαζόταν έναν αυτόνομο πύργο ψύξης και αυτή η παράβλεψη είχε ως αποτέλεσμα δαπανηρές συνέπειες: ζημιά στον εξοπλισμό, υπερβολικό χρόνο χωρίς εργασία, μειωμένη παραγωγική ικανότητα, ακόμη και απώλεια προϊόντος λόγω προβλημάτων ψύξης . Είναι λίγο σαν να ψάχνεις κρυστάλλινη σφαίρα, αλλά αν όλοι οι ενδιαφερόμενοι σκέφτονται τι μπορεί να πάει στραβά υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα προγραμματισμού για τους κινδύνους.

Και είναι αναπόφευκτο κάποια πράγματα θα πάνε στραβά. Γι 'αυτό είναι τόσο σημαντικό να έχουμε ένα γραπτό σχέδιο ανάκαμψης ή έκτακτης ανάγκης. Αυτό μπορεί να πάρει τη μορφή ενός οδηγού αντιμετώπισης προβλημάτων για το έργο σας. Ή ίσως έχετε ακόμη και μια καθορισμένη ομάδα ετοιμοπόλεμη, για να αντιμετωπίσει τυχόν απροσδόκητες συνέπειες. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι υπάρχει κίνδυνος μεγάλης διάρκειας διακοπής του συστήματος κατά τη διάρκεια μιας αναβάθμισης λογισμικού. Ίσως να είναι καλή ιδέα να τρέξετε δύο ταυτόχρονες εγκαταστάσεις έως ότου το καινούριο είναι πλήρως δοκιμασμένο και λειτουργικό.

Ένα άλλο πράγμα που μπορεί να εξεταστεί στο στάδιο του σχεδιασμού είναι η εκτέλεση ενός πιλότου προγράμματος ή μιας δοκιμαστικής περιόδου. Αυτό δεν είναι πάντα εφικτό, αλλά λειτουργεί καλά σε καταστάσεις όπως σε μια νέα εκπαίδευση ή στην προσφορά μιας νέας υπηρεσίας, ίσως και στην εισαγωγή ενός νέου συστήματος ή μιας διαδικασίας. Η χρήση ομάδων για να δοκιμάσετε κάτι νέο είναι ένας καλός τρόπος για να αυξήσετε την αγορά και να ανακαλύψετε άγνωστες πληροφορίες. Η παγίδα εδώ είναι ότι πρέπει να ενσωματώσετε τα ευρήματά σας, διαφορετικά οι άνθρωποι θα αισθανθούν ότι δεν εισακούγονται και οι προσπάθειές τους δεν ήταν χρήσιμες. Ας πούμε ότι επιτρέπουμε στους υπαλλήλους να κάνουν τηλεδιάσκεψη. Πιλοτικά θα ήταν καλό να επιτρέψουμε σε μια μικρή ομάδα εργαζομένων να χρησιμοποιούν την τηλεδιάσκεψη για σύντομο χρονικό διάστημα και να μετρήσουμε την παραγωγικότητά τους. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε σταδιακά ομάδες στις οποίες επιτρέπεται να εργάζονται από το σπίτι. Η αργή αυτή εκτέλεση σας επιτρέπει να δείτε ποια ζητήματα μπορεί να προκύψουν και μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε πριν επηρεαστεί ολόκληρη η εταιρεία.

Η τελευταία βέλτιστη πρακτική που μπορεί να βοηθήσει στον προγραμματισμό της εφαρμογής σας είναι απλά να επικοινωνήσετε. Μπορεί να πιστεύετε ότι οι ενδιαφερόμενοι είναι πλήρως ενημερωμένοι για το λόγο που απαιτείται η αλλαγή και πώς πρόκειται να εφαρμοστεί, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Ο τρόπος με τον οποίο γνωστοποιείτε την απόφασή σας θα επηρεάσει σημαντικά την επιτυχία της εφαρμογής σας. Προετοιμάστε την παρουσίαση του σχεδίου ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να δουν, να ακούσουν και να το καταλάβουν πραγματικά. Οι άνθρωποι λαμβάνουν πληροφορίες με κάθε τρόπο, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε όλα τα μέσα που έχετε στη διάθεσή σας. Χρησιμοποιήστε το ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας, το intranet και φυσικά τις τακτικές συναντήσεις. Να μην κάνετε υποθέσεις, να το παρουσιάστε το με τέτοιο τρόπο ώστε να καταλάβει και ένας 8χρονος. Εξηγήστε τη σκέψη πίσω από την απόφασή σας. Περιγράψτε την τρέχουσα κατάσταση, την επιθυμητή κατάσταση και τις προσδοκίες που έχετε για την εταιρεία μετά την εφαρμογή της αλλαγής.

Προσπαθήστε να ακολουθήσετε όσες από αυτές τις οδηγίες είναι πρακτικές για την περίστασή σας. Όταν τοποθετείτε την επιπλέον προσπάθεια σας σε λεπτομερή σχεδιασμό πριν εκτελέσετε την απόφασή σας, ελαχιστοποιείτε τις πιθανότητες να αντιμετωπίσετε τυχόν ανωμαλίες στην ταχύτητα όταν το έργο σας είναι σε λειτουργία. Με λεπτομερή σχεδιασμό θα πρέπει να υπάρξουν λίγες εκπλήξεις κατά την εφαρμογή.

Χρήση του σωστού στυλ λήψης αποφάσεων

Οι διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικά στυλ λήψης αποφάσεων. Αλλά πώς ξέρετε ποιο να χρησιμοποιήσετε; Λαμβάνοντας υπόψη παράγοντες όπως για παράδειγμα τον αντίκτυπο και τον επείγων χαρακτήρα της κατάστασης, θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε το σωστό στυλ. Μπορείτε επίσης να λάβετε υπόψη δευτερεύοντες παράγοντες, όπως το αν αυτή είναι μια καλή ευκαιρία να προκαλέσετε υψηλή επιδότηση ή να δημιουργήσετε την αίσθηση της ομαδικότητας μεταξύ των ομάδων στον οργανισμό.

Υπάρχουν αρκετές διαφορετικές μορφές λήψης αποφάσεων και αυτό που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από την κατάσταση.

Πρώτον, υπάρχει η εξουσιαστική (authoritative) διαδικασία λήψης αποφάσεων - αυτό γίνεται όταν ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων έχει όλες τις απαραίτητες γνώσεις. Θα το χρησιμοποιούσατε όταν ο χρόνος είναι σύντομος και δεν χρειάζεστε ανατροφοδότηση από άλλους ενδιαφερόμενους. Ο Νίκος, για παράδειγμα, έχει μια αλυσίδα παγωτού. Όταν ένας κεντρικός χώρος λιανικής διατίθεται τον νοικιάζει διευρύνοντας την επιχείρησή του. Δεν χρειάζεται να διαβουλεύεται με κανέναν επειδή αυτή είναι μια μεγάλη ευκαιρία και ο χρόνος είναι σύντομος.

Το επόμενο στυλ που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε είναι συμβουλευτικό (consultative)- το αντίθετο του εξουσιαστικού. Αυτός είναι ο τόπος όπου λαμβάνετε πληροφορίες από άτομα ή ομάδες πριν λάβετε μια απόφαση. Αφού ο Νίκος άνοιξε στη νέα του θέση, χρειάζεται να αναδιοργανώσει την ομάδα ανάπτυξης προϊόντων του για να γίνει πιο εξορθολογισμένη: λιγότερα προϊόντα με καλύτερη ποιότητα. Αλλά αυτό δεν είναι η περιοχή εξειδίκευσης του. Χρειάζεται διορατικότητα από τους ανθρώπους του μάρκετινγκ και ανάπτυξης προϊόντων για να κάνουν πλήρως κατανοητό τον αντίκτυπο αυτής της απόφασης σε όλους τους μετόχους. Όταν χρησιμοποιείτε αυτό το στυλ λήψης αποφάσεων, πρέπει να είστε πρόθυμοι να δεχτείτε,και να ενεργοποιήσετε, νέες ιδέες και προτάσεις. Εάν οι άλλοι δεν έχουν λόγο στην έκβαση ή έχετε προνομιακές πληροφορίες που δεν μπορείτε να μοιραστείτε, τότε το πιο εξουσιαστικό στυλ θα ήταν πιο κατάλληλο.

Μερικές φορές πρέπει να αποφασίσετε για ένα αρκετά ασήμαντο ζήτημα. Όταν ο ηγέτης και η ομάδα καταλήξουν σε μια απόφαση που όλοι καταλαβαίνουν και οι περισσότεροι άνθρωποι είναι πρόθυμοι να εφαρμόσουν, αυτό είναι το πλειοψηφικό (majority) στυλ λήψης αποφάσεων. Όταν ο Νίκος αποφασίσει να προσλάβει έναν νέο εμπειρογνώμονα τεχνολογίας τροφίμων για την ομάδα ανάπτυξης προϊόντων, συναντάτε με το βασικό προσωπικό από την ομάδα ανάπτυξης και από το HR. Ξέρουν τι θα απαιτηθεί από τη νέα πρόσληψη. Ο Νίκος δεν περιμένει από όλους να συμφωνήσουν στον ίδιο υποψήφιο, αλλά θέλει να επιλέξει κάποιον που έχει την υποστήριξη της πλειοψηφίας. Ο Νίκος δεν θα χρησιμοποιήσει αυτήν την προσέγγιση εάν η απόφασή του επηρεάσει όλους τους μετόχους με πολύ ουσιαστικό τρόπο.

Τι γίνεται όμως αν η απόφαση του Νίκου θα επηρέαζε όλους; Σε αυτή την περίπτωση, θα χρησιμοποιούσε το στυλ της κοινής συναίνεσης (consensus)- όπου όλοι οι θιγόμενοι θα χρειαζόταν να είναι πρόθυμοι να λάβουν μέρος στην απόφαση. Για παράδειγμα, ο Νίκος πρότεινε η εταιρεία να έχει πάγκους σε φεστιβάλ που γίνονται στην πόλη αυτό το καλοκαίρι. Ο καθένας που στελεχώνει αυτούς τους πάγκους θα φορέσει μια στολή αντανακλώντας την εικόνα της εταιρείας. Αυτή η απόφαση επηρεάζει όλους, από τους ανθρώπους που φορούν τις στολές, στην ομάδα PR που χειρίζεται το προφίλ της εταιρείας. Πρόκειται για μια κατάσταση στην οποία αξίζει να συμμετάσχουν όλοι οι ενδιαφερόμενοι στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Αυτή η προσέγγιση δεν θα λειτουργήσει όταν απαιτείται άμεση απόφαση, επειδή η επίτευξη κοινής συναίνεσης απαιτεί πολλή συζήτηση και χρόνο.

Τέλος, υπάρχει η δυνατότητα να αναθέσετε (delegate) την απόφαση σε άλλο άτομο ή ομάδα. Αυτό αναπτύσσει τις σχέσεις των υπαλλήλων, ενθαρρύνει την ομαδική εργασία και ενισχύει τη δική σας φήμη ως ομαδικό παίχτη. Όταν υπάρχει διαθέσιμος εκπαιδευτής ή μέντορας αυτό το στυλ έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα της δημιουργίας ευκαιριών ανάπτυξης για υψηλής απόδοσης υπαλλήλους. Ο Νίκος πρόκειται να χρησιμοποιήσει αυτό το στυλ λήψης αποφάσεων όταν πρέπει να αντικαταστήσει το στόλο των εταιρειών φορτηγών διανομής το επόμενο έτος. Θα ορίσει τα κριτήρια και τις παραμέτρους για την απόφαση, αλλά ο αντιπρόσωπός του μπορεί να καταλήξει σε μια ηχηρή στρατηγική αντικατάστασης. Έτσι πότε δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτό το ύφος; Εάν η κατάσταση είναι μεγάλη ή υπάρχει υψηλός κίνδυνος έκθεσης της εταιρείας, αν τα πράγματα δεν πάνε σύμφωνα με το σχέδιο, τότε η ανάθεση δεν είναι η καλύτερη επιλογή.

Ανεξάρτητα από το ποιο στυλ εσείς αποφασίζετε ότι είναι καλύτερο είναι σημαντικό να επιτευχθεί συμφωνία και δέσμευση, για να εξασφαλιστεί ότι η εκτέλεση πηγαίνει ομαλά. Μπορεί να χρειαστεί να ξεκινήσετε με μικρές συμφωνίες για να βρείτε ένα κοινό έδαφος, ίσως να τρέξετε έναν πιλοτικό πρόγραμμα ή να ξεδιπλωθεί σε φάσεις. Και να θυμάστε, ανεξάρτητα από το στυλ που χρησιμοποιείτε να ακούτε πάντα ενεργά.

Καθορισμός κριτηρίων για την επιλογή της καλύτερης λύσης

Πριν λάβετε αποφάσεις, θα χρειαστεί να καθορίσετε κριτήρια ώστε η απόφαση να είναι ρεαλιστική και πραγματοποιήσιμη. Τα κριτήρια καθορίζουν τα όρια για τις αποφάσεις, έτσι ώστε να μην επιλέξετε, για παράδειγμα, μια εναλλακτική λύση που απαιτεί ρυμουλκούμενο τρακτέρ όταν το μόνο που έχετε είναι ένα φορτηγό pick-up. Καθορισμός κριτηρίων διασφαλίζει επίσης ότι υπάρχει ευθυγράμμιση με τους στόχους της εταιρείας και το εμπορικό σήμα της εταιρείας. Μόλις η ομάδα αξιολογεί πιθανές λύσεις και αποβάλλει εκείνες που απλά δεν είναι εφικτές, είστε έτοιμοι να λάβετε μια τελική απόφαση.

Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν λάβετε την τελική σας απόφαση. Μπορεί να έχετε εξετάσει τα περισσότερα από αυτά ήδη κατά τη διάρκεια της διαδικασίας λήψης αποφάσεων, αλλά είναι χρήσιμο να ρίξετε άλλη μια ματιά σαν τελικό έλεγχο ότι η απόφασή σας είναι υγιής.

Πρώτον, χρειάζεστε ευθυγράμμιση - με μεμονωμένα άτομα, τμήματα και τους στόχους της εταιρείας. Για πιο ορατά έργα, θα πρέπει να εξετάσετε θέματα όπως η ευθυγράμμιση με το εμπορικό σήμα, την καλή θέληση και τον δυνητικό αντίκτυπο στην κοινωνία ή το περιβάλλον. Πάρτε για παράδειγμα την Μαρία, η οποία είναι ιδιοκτήτρια μιας μονάδας επεξεργασίας τροφίμων. Σχεδιάζει να αγοράσει ένα νέο εξοπλισμό συσκευασίας για να αυτοματοποιήσει τη διαδικασία και να μειώσει το κόστος της χειροκίνητης συσκευασίας. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια σωστή απόφαση δεδομένου ότι θέλει να επεκταθεί σε νέες αγορές. Ο νέος εξοπλισμός σημαίνει αποδοτικότητα και αυξημένη παραγωγή. Από την άλλη πλευρά, η παραγωγή θα επιβραδυνθεί κατά τη διάρκεια της μετάβασης, μέχρι οι χειριστές να αυξήσουν την ταχύτητα. Αυτή η αγορά ευθυγραμμίζεται με τους μακροπρόθεσμους στόχους της Μαρίας, αλλά σε βάρος της βραχυπρόθεσμης μείωσης του τελικού προϊόντος.

Ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ο συγχρονισμός. Η Μαρία θα πρέπει να ρωτήσει τον εαυτό της: "Μπορεί αυτή η αγορά να γίνει εγκαίρως;" "Είναι πλέον η κατάλληλη στιγμή να εξεταστεί μια τέτοια αλλαγή;" "Μπορεί το μηχάνημα να εγκατασταθεί και να τεθεί σε λειτουργία πριν από την κορυφή της περιόδου παραγωγής;"

Η Μαρία πρέπει επίσης να σκεφτεί τα χρήματα - το σκληρό κόστος. Ποιο είναι το πραγματικό κόστος του περιουσιακού στοιχείου; Μπορεί η εταιρεία να αντέξει οικονομικά μια τέτοια δαπάνη τώρα; Έχει οικονομικό νόημα; Δεν θέλει να κάνει μια δαπανηρή αγορά τώρα μόνο για να ανακαλύψει ότι είναι μια προσωρινή λύση.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να εξετάσει τους πόρους που απαιτούνται για την εφαρμογή της αλλαγής. Πόσα άτομα θα συμμετάσχουν; Η Μαρία θα πρέπει να πάρει την εισήγησή της τώρα, ώστε να μπορεί να υπολογίζει στην υποστήριξή τους στο στάδιο της υλοποίησης. Μπορεί να σημαίνει ότι απασχολούνται εξωτερικοί εργολάβοι ή εξειδικευμένοι χειριστές. Η Μαρία θα πρέπει να καθορίσει το κόστος και τη διαθεσιμότητα εάν χρειάζεται περισσότερους πόρους.

Ίσως η απόφασή σας να φαίνεται μεγάλη στο χαρτί, αλλά θα είναι πρόκληση να τεθεί σε εφαρμογή. Η ευκολία υλοποίησης είναι ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να εξεταστεί. Για παράδειγμα, η Μαρία μπορεί να χρειαστεί έναν υπεύθυνο έργου για να επιβλέπει τη διαδικασία εγκατάστασης, τη διαχείριση των ατόμων, τα χρονοδιαγράμματα και τους προϋπολογισμούς. Σε πρακτικό επίπεδο, θα πρέπει να μάθει εάν ο νέος εξοπλισμός θα διατηρηθεί εύκολα. Δεν θέλει να ανακαλύψει πολύ αργά για τα κρυφά έξοδα επισκευής.

Κανείς δεν θέλει να σκεφτεί το σενάριο της χειρότερης περίπτωσης, και όμως είναι κρίσιμο να διασφαλίσουμε ότι η απόφασή σας λαμβάνει υπόψη τον κίνδυνο και την ορατότητα. Τι γίνεται αν η νέα συσκευή δεν είναι η επιτυχία που αναμένει η Μαρία; Η Μαρία πρέπει να σκεφτεί την έκθεση της εταιρείας εάν δεν μειωθεί το κόστος, εάν η παραγωγή δεν αυξηθεί. Εάν συμβεί το χειρότερο σενάριο, μπορεί η εταιρεία να απορροφήσει τον αντίκτυπο ή θα βυθιστεί;

Ο τελικός παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ο ευρύτερος αντίκτυπος της απόφασης - το μακροπρόθεσμο εύρος, το βάθος και η μακροζωία. Μακροπρόθεσμα, θα είναι ευτυχείς οι πελάτες της Μαρίας; Θα αυξηθούν τα περιθώρια κέρδους της; Θα προσαρμοστούν οι εργαζόμενοι στη νέα διαδικασία;

Η καλύτερη εναλλακτική λύση είναι αυτή που παράγει τα περισσότερα πλεονεκτήματα και τα λιγότερα σοβαρά μειονεκτήματα και έχει την υψηλότερη πιθανότητα επιτυχίας. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι η κατάστασή σας απαιτεί να εξετάσετε πρόσθετα κριτήρια - όπως εάν η απόφασή σας πρέπει να λάβει υπόψη τον αντίκτυπο του πελάτη. Η ανασκόπηση αυτού του καταλόγου θα σας βοηθήσει στον προγραμματισμό, ειδικά πώς θα γνωστοποιήσετε την τελική απόφαση στους μετόχους. Θυμηθείτε, πρέπει να συμμετέχουν σε κάθε στάδιο.

Decision-making Styles

When you need to make an important business decision, use the table below to help you select a decision-making style. Examine the factors and think about how they relate to your decision.

Decision-Making Styles
Style	Behavior	When to use	Do not use when...
Authoritative	The leader makes a decision and announces it	Time is short As decision maker you have all the knowledge needed	You need buy-in from others
Consultative (group or individual)	The leader gathers input from individuals or the group and then decides	As decision maker you do not have all the knowledge or insight needed The issue is important to the group	Others really don't have any say in the decision (as decision maker you may have privileged information)
Majority	The leader and the group reach a decision that everyone understands and the majority of people are willing to implement	It is a relatively trivial matter	The decision affects everyone in a meaningful way
Consensus	The leader and the group reach a decision that everyone understands and are willing to implement	The decision will impact everyone and they all need to fully buy in There is potential value in the team discussing or working together on the decision	Time is short
Delegate	The leader delegates the decision to an individual or the group with constraints set by the leader	The delegate has all the necessary skills, or there is a coach or mentor available	It is a high risk or high-profile decision